Die TraveKom mit Komato auf der E-world energy & water in Essen

Der wirtschaftliche Erfolg eines Netzbetreibers hängt von einer Reihe von unterschiedlichen Faktoren ab. Ein zunehmend digitales Konzessionsmanagement ist einer davon.

Wir, die TraveKom möchte Ihnen auf der E-World 2022, gemeinsam mit unserem Partner, der KVK  einen fundierten Überblick zu den aktuellen Herausforderungen in diesem Themenbereich geben sowie unsere Lösung für digitales Konzessionsmanagement ‚Komato‚ vorstellen.

Unseren Fachvortrag hören Sie am 22. Juni, von 16.00 – 16.30 Uhr in Raum „N“ im Congress Center Süd. Anschließend empfangen wir Sie gern bei einem Get-together mit der Referentin Isabel Pieper am Messestand der rhenag (Messehalle 3, Stand 3-440).

Was Komato genau kann und welche Benefits es für Sie bereit hält, erfahren Sie im nachfolgenden Text, der so auch bereits im ew Magazin 02/2022 auf Seite 24-26 erschienen ist.

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Qualitätssicherung im Kommunal- und Vertragsmanagement als Teil erfolgreicher Netzstrategie

Ein Kommunalmanagement-Tool als täglicher Begleiter für Konzessionsmanager erhöht die Effizienz und Transparenz in der Kommunikation zwischen Netzbetreiber und Kommune

Konzessionsverträge gemäß § 46 Absatz 2 EnWG stellen für Verteilernetzbetreiber die wesentliche Geschäftsgrundlage dar. Mit Abschluss eines Konzessionsvertrages wird dem Konzessionär das Recht eingeräumt, im Gemeindegebiet öffentliche Verkehrswege für die Verlegung und den Betrieb von Leitungen seines Energieversorgungsnetzes der allgemeinen Versorgung zu nutzen. für. Die Laufzeit der Konzessionsverträge ist auf höchstens 20 Jahre gemäß § 46 Absatz 2 Satz 1 EnWG begrenzt.

Konzessionsverträge für andere leitungsgebundenen Tätigkeiten der Daseinsvorsorge, wie z.B. Ab-/Trinkwasserversorgung, sind von dieser ausdrücklichen Laufzeitbegrenzung nicht betroffen und werden oft mit abweichender Vertragsdauer abgeschlossen. Eine überlange Dauer der Vertragslaufzeit oder auf eine unbestimmte Zeit abgeschlossener Vertrag wird jedoch gegen § 19 GWB verstoßen. Hier sind im Einzelnen die Hinweise der Kartellbehörden zu beachten.

Der Konzessionär geht mit Vertragsabschluss regelmäßig auch umfangreiche Pflichten gegenüber der Kommune ein. Die Einhaltung dieser Pflichten dient der Umsetzung der Ziele des § 1 Absatz 1 EnWG (Versorgungssicherheit, Umweltverträglichkeit, Effizienz, Preisgünstigkeit und Verbraucherfreundlichkeit der Versorgung, die zunehmend auf erneuerbaren Energien beruht) sowie der Berücksichtigung der Belange der örtlichen Gemeinschaft. Das Kommunalmanagement in einem Unternehmen überwacht die Einhaltung der Vertragspflichten und befindet sich im ständigen Kontakt mit kommunalen Vertreter:innen.

Durch den zunehmenden Konzessionswettbewerb und den damit einhergehenden größeren Umbrüchen in der Konzessionslandschaft sehen sich immer mehr Netzbetreiber mit steigenden Herausforderungen in der Betreuung und Verwaltung der Konzessionsverträge sowie des Kommunalmanagements konfrontiert. Insbesondere Flächennetzbetreiber mit einer kleinteiligen Konzessionslandschaft und einer Vielzahl von Konzessionsverträgen sind hier gezwungen, Maßnahmen zu ergreifen, um ein entsprechend strukturiertes Konzessions- und Kommunalmanagement aufrecht erhalten zu können.

Die KVK als Kompetenzzentrum für Verteilnetze und Konzessionen (KVK) stellte 2020 gemeinsam mit der TraveKom als Dienstleister für Digitalisierungen fest, dass vielerorts die Prozesse rund um das Kommunal- und Konzessionsmanagement zwar als einer der wichtigsten Faktoren zur Substanzsicherung angesehen werden, diese jedoch gleichzeitig in der Hand einiger weniger Personen sind und wenig digitalisierten und systematisierten Prozessen folgen. Netzbetreiber, als zuverlässige Partner der Kommunen, benötigen zur Verwaltung ihrer Konzessionen ein verlässliches und zukunftsfähiges Werkzeug auf dem nächsten Level: Ein Tool, welches digital die notwendigen Informationen benutzerfreundlich zur Verfügung stellt und sich als täglicher Begleiter für das Kommunal- und Konzessionsmanagement etabliert.

Dieser Herausforderung sehen sich auch die TraveNetz GmbH und die Netzbetreiber der rhenag-Gruppe (Rhein-Sieg Netz GmbH und Westerwald-Netz GmbH) gegenüber. Während in der rhenag-Gruppe der Wunsch nach einer tiefergehenden Digitalisierung des Kommunalmanagements und damit der Möglichkeit, Informationen gezielt und unkompliziert gegenüber den Führungskräften des Netzbetreibers zu verteilen, entstand, wuchs im Jahr 2020 mit der Gründung der TraveNetz die Anzahl der Konzessionsverträge von zuvor 20 auf rund 130 und damit die Notwendigkeit der effizienten Organisation für eine weiterhin optimale partnerschaftliche Betreuung der konzessionsgebenden Kommunen mit allen Ansprechpartner:innen an.

Was zuvor noch mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und der persönlichen Erfahrung der Mitarbeiter:innen verwaltet und bewältigt werden konnte, stellt sich mit gestiegener Anzahl von Verträgen und kommunalen Kontaktpunkten mit Bürgermeistern, Gemeindevertretern und  als eine neue Herausforderung dar. Auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie verstärken die Notwendigkeit digitalisierter Lösungen im Kommunalmanagement.

Die KVK als Experte für Verteilnetze und Konzessionen hat zusammen mit dem Digitalisierungsdienstleister TraveKom daher ein Pilotprojekt bei den Netzbetreibern Rhein-Sieg Netz, Westerwald-Netz und TraveNetz durchgeführt. Die Unternehmen haben einen gemeinsamen Anforderungskatalog konzipiert und eine speziell auf die Anforderungen von Verteilnetzbetreibern zugeschnittene Tool-Lösung entwickelt: KoMaTo (KommunalManagementTool). KoMaTo wurde dabei mit dem Ziel entwickelt, die vorgenannten Herausforderungen und Bedürfnisse möglichst allgemeingültig für alle Netzbetreiber zu erfüllen.

Digitalisierung der Kontaktverwaltung (Kontakte & Dashboard)

Eine Kernfunktion von Kommunalmanager:innen – und damit auch von KoMaTo – ist das Kontaktmanagement. In diesem können sämtliche kommunalen Kontaktpunkte dokumentiert werden. KoMaTo ähnelt hier einem CRM-Tool, in dem neben Kontaktdaten auch geschäftliche Beziehungen und Verknüpfungen zwischen Personen, Kommunen und Organisationen festgehalten werden können. Darüber hinaus können Telefonate, persönliche Treffen oder andere Kontakte unter
Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen dokumentiert und bei Bedarf bewertet und auf Wiedervorlage gelegt werden. Dies erleichtert Kommunalmanager:innen, an vorangegangene Gespräche anzuknüpfen.

Dashboards für die einzelnen Kommunen erleichtern den Überblick über die zahlreichen Daten, indem sie die relevantesten Informationen auf einen Blick zur Verfügung stellen. Dazu gehören bspw. die wichtigsten Informationen zu den Kommunen, Vertragslaufzeiten, aktuelle Verfahrensstände und Konzessionäre sowie die nächsten Termine und Aufgaben.

Verbesserung der Zusammenarbeit (Projekte & Aufgaben)

KoMaTo bringt ein integriertes Projekt- und Aufgabenmanagement mit. Dieses ermöglicht, größere Projekte, wie Beratungen in Energiebeiräten, in kleinere Einzelschritte zerlegt zu planen. Einzelne Aufgaben und Aktivitäten können dabei verschiedenen Bearbeiter:innen zugewiesen, mit Fristen versehen und bearbeitet werden. Die allgemeine Aufgabenverwaltung ermöglicht es darüber hinaus, Aufgaben auch direkt mit Kontakten in Verbindung zu bringen. So kann beispielsweise nach einem Treffen mit einem Bürgermeister einem Mitarbeiter mitgeteilt werden, dass zwei Wochen später nachgefasst werden muss.

Durch diese erweiterte Digitalisierung des Projekt- und Aufgabenmanagements innerhalb der kommunalen Zusammenarbeit kann sichergestellt werden, dass kommunale Aufgaben und vertragliche Verpflichtungen eines Netzbetreibers/Konzessionsnehmers schnell und effizient intern kommuniziert und abteilungsübergreifend bearbeitet werden. Dadurch kann die Zusammenarbeit mit den Kommunen gefördert und gestärkt werden.

Substanzsicherung im Netzgeschäft (Verträge & Verfahren)

Vor dem Vertragsabschluss findet jedoch das Konzessionsvergabeverfahren statt. Hier bietet KoMaTo die Möglichkeit eines abteilungsübergreifenden Konzessionsverfahrensmanagements. Dafür können Verfahren in jeder Phase beginnend mit der Bekanntmachung bis hin zum erfolgreichen Abschluss zugeordnet und der aktuelle Status somit stetig im Blick behalten werden. Eine ansprechende Visualisierung in Form klassischer Kanban-Boards hilft, den Überblick zu behalten, insbesondere dann, wenn mehrere Verfahren gleichzeitig laufen. Darüber hinaus können die wesentlichen Informationen und Dokumente (z.B. indikative oder finale Angebote) mit abgelegt und dokumentiert werden. Ein Verfahren kann nach erfolgreichem Abschluss in einen Vertrag überführt werden, so bleibt auch die Historie weiterhin erhalten.

Ein abgeschlossener Konzessionsvertrag enthält in der Regel einige Regelungen, die streng überwacht werden sollten. Dazu gehören auf jeden Fall Vertragslaufzeiten, Sonderkündigungsfristen und sogenannte Change-of-Control-Klauseln. Des Weiteren können auch – je nach Ausgestaltung – Berichtspflichten, technische Pflichten, finanztechnische Pflichten, wie unterschiedliche Abrechnungsintervalle der Konzessionsabgaben, oder auch Pönalen dazugehören. KoMaTo gewährleistet eine übersichtliche Darstellung der wesentlichen Vertragsbestandteile sowie Erinnerungen bei auslaufenden Fristen. Übersichtliche Sortierungsfunktionen bieten die Möglichkeit, sich z.B. auf bald auslaufende Konzessionsverträge zu fokussieren.

Allgemeinere Anforderungen & Ausblick

KoMaTo bietet viele Funktionen in allen Bereichen seiner Anwendung. So können nahezu überall Dokumente abgelegt und Notizen erfasst werden. Zu den meisten Daten können Termine mit individuellen Fristigkeiten erstellt und dazu einstellbare Erinnerungen generiert werden. Damit werden nicht nur alle Bewerbungsfristen während eines laufenden Verfahrens eingehalten, sondern auch hochpriorisierte Aufgaben mit Deadlines versehen.

Individualisierbarkeit wird auch in Punkto Import und Export vorhandener Daten oder bei einer unbundling- und natürlich datenschutzkonformen Rechte- und Rollenverwaltung großgeschrieben. Zudem ermöglicht eine Mailverteiler-Funktion die Verbindung zwischen KoMaTo mit Office-Anwendungen. KoMaTo ist von mobilen Endgeräten aus erreichbar, sodass Nutzer:innen auch bei Außenterminen Daten abrufen und aktualisieren können. KoMaTo basiert auf einem Open-Source CRM System und kann wahlweise als SaaS oder On-Premise Lösung bei Netzbetreibern eingesetzt werden

Damit Netzbetreiber für zunehmend komplexere Vertragsgestaltungen gewappnet sind, wird zurzeit ein Zusagenmanagement als weiterer essenzieller Menüpunkt entwickelt und eingeführt. Es dokumentiert vertraglich zugesicherte Verpflichtungen und deren Erfüllung, erstellt Reports zu diesen und integriert, je nach Bedarf, Fachabteilungen in die entsprechenden Prozesse.

Durch die tägliche Nutzung von KoMaTo stellen die Kommunalmanager:innen der Rhein-Sieg Netz, der Westerwald-Netz und der TraveNetz fest, dass durch die Einführung eines solchen Tools unternehmensweit die Effizienz in der Kommunikation gesteigert werden konnte, es keine doppelte Datenhaltung mehr gibt und insgesamt eine spürbar höhere Informationstransparenz besteht.